• RKA ... Reisekosten - Abrechnung

RKA - mit Sicherheit in die Zukunft

Die Neuentwicklung unseres Programmes RKA für Windows sahen wir als Chance. Das angestrebte Ziel für die neue Version 5 - ein mehr an Leistung, ein mehr an Funktion und dennoch bedienerfreundlich und komfortabel!

Praxiserprobte Arbeits­abläufe der Version 4 wurden übernommen. Zusätzliche Anregungen für die Neuentwicklung gaben unsere Kunden durch deren Wünsche und Rat­schläge. Zu dem kam noch unsere langjährige Erfahrung und der Wille neue, zukunfts­weisende Ideen in der neuen Version zu verwirklichen - das Ergebnis:

• Ein bewährtes Produkt mit neuen Maßstäben

Grafische Benutzeroberfläche von RKA Version 5 mit Navigationsbaum.

Entwickelt nach den derzeit modernsten Softwaretechnologien und Standards

Grafische Benutzeroberfläche die den neuesten Software-Standards entspricht. Großer Wert wurde dabei zusätzlich auf eine intuitive, einfache Bedienbarkeit gelegt

32 Bit Neuentwicklung

Nicht nur eine einfache Umsetzung der eingesetzten Version 4 war unser Ziel. Wir haben eine noch leistungsfähigere Version für die derzeit neueste Rechnertechnologie entwickelt.

ODBC-Datenbankzugriff

Diese Datenbanktechnologie ist der neue, allgemeingültige Standard. Die ODBC-Technologie bietet ein zukunftssicheres Datenbank- und Datenaustauschkonzept.

Dienstnehmerstamm – keine Doppelerfassung

Mit Hilfe einer ODBC Abfrage können die Dienstnehmerstammdaten aus jedem ODBC fähigen Lohnabrechnungssystem (z.B.: LGA®-Programm) synchronisiert bzw. übernommen werden. Eine Doppelerfassung bzw. doppelte Datenpflege entfällt.

• Mengengerüst
• Beliebig viele Reisezwecke
• Beliebig viele Staatendefinitionen
• Beliebig viele Benutzer
• 255 verschiedene Kollektivvertragsvereinbarungen
• 255 verschiedene Zeitbelegtypen
• 255 verschiedene Ausgabenbelege
• Beliebig viele Reisekostenabrechnungen
• Beliebig viele Zeiterfassungszeilen
• Beliebig viele Ausgabenbelege pro Reise

• Alles und mehr -- Reisekosten für Inland und Ausland

Abrechnung von Reisekosten im Sinne lohngestaltender Vorschriften (KV)

Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt gemäß den im Kollektivvertrag vorgegebenen Bestimmungen und unter Berücksichtigung der lohnsteuerfreien Diäten laut EStG. Die Erfassung von bis zu 255 Kollektivvertragsvereinbarungen ist möglich. Zeitliche Begrenzungen, die bei Reisekosten im Sinne der Legaldefinition (keine Regelung durch KV) zum Tragen kommen, bleiben unberücksichtigt.

Ermittlung und Aliquotierung des Taggeldsätze

Die Ermittlung der Inlandsdiäten kann wahlweise nach der 24-Stunden oder Kalendertagsregel erfolgen. Bei Auslandsdiäten wird immer die 24-Stunden Regel herangezogen. Die Aliquotierungsstufen sind vom Benutzer frei definierbar (Reisedauer, Betrag, ev. Zuschlag bei Nächtigung), für den Abfahrts- bzw. Ankunftstag bei mehrtägigen Aufenthalten können Sonderregelungen geltend gemacht werden (nur bei Bewertung nach der Kalendertagsregel). Die Abrechnung von Auslandsdienstreisen kann nach der 1/3-Regel erfolgen. Um den Vorgaben bestimmter Kollektivverträge zu entsprechen, können die Inlandsanteile einer Auslandsdienstreisen anstatt mit der 1/12-Regel auch nach der Aliquotierungsvorschrift für Inlandsreisen berechnet werden. Auch die vollständige Bewertung einer Auslandsreise (Inlands- und Auslandsanteil) nach dem der Aliquotierungsvorschrift für Inlandsreisen ist möglich.

Kürzung des Taggeldes

Kürzung des Taggeldes bei Übernahme der Verpflegung durch den Dienstgeber nach frei definierbaren Prozentsätzen.

Nächtigungsgeld

Für Nächtigungen ohne Beleg wird das Nächtigungsgeld lt. KV berücksichtigt. Tatsächlich nachgewiesene Kosten können als Ausgabenbeleg erfasst, und so in voller Höhe rückerstattet werden.

Erstattung von Ausgabenbelegen

Die Rückerstattung von Ausgaben erfolgt bei Barbezahlung, nicht jedoch bei Bezahlung mit Kreditkarte. Auch die Erfassung von Privatausgaben und der Abzug bei der Lohnauszahlung sind möglich.

Nicht steuerbare Diäten

Die nicht steuerbaren Diäten müssen im KV mit der Nummer 0 vorgegeben werden. Bei der Abrechnung erfolgt die Trennung zwischen freien und pflichtigen Diäten dann automatisch.

Online-Hilfe

Es wird ein "Handbuch auf Knopfdruck" geboten, das die Funktionalität des Programms beschreibt. Der Aufruf über die F1-Taste erfolgt kontextsensitiv auf Dialog-Ebene.

Schnellerfassung

Neben der herkömmlichen getrennten Erfassung der Anträge bzw. der Reisezeiten und Ausgaben ist mit der Schnellerfassung eine rasche Eingabe von z.B. täglichen Reisen möglich.

• Auswertungen und Ausdrucke

Alle Auswertungen wurden neu gestaltet und nutzen natürlich die Möglichkeiten und Vorteile der grafischen Oberfläche. Eine Kontrolle der Ausdrucke am Bildschirm ist einfach möglich, dabei kann auch gezoomt werden.

Reisekostenanträge

Wenn genehmigungspflichtige Reisen vorliegen, kann der Ausdruck die erfassten, geschätzten Kosten einer Reise wiedergeben. Optional können die Unterschriftsfelder des Antragsstellers und des Prüfers angedruckt werden. Das für den Fall, dass die Freigabe der Reise nicht elektronisch erfolgt.

Übersichtsliste

Diese Auswertung zeigt uns die abgerechneten Reisen getrennt nach Diäten, Nächtigung und km-Geld (jeweils frei und pflichtige Spalte), sowie Ausgaben, Reisekostenvorschüsse und Sachbezugswerte an.

Abrechnung

Dieser Ausdruck zeigt die genaue Zeitenaufstellung, die daraus Resultierende Diätenaufstellung und die Abrechnungsergebnisse an. Wahlweise kann auch ein Unterschriftfeld für den Dienstnehmer angedruckt werden, um sich die Korrektheit der Abrechnung bestätigen zu lassen.

Buchungsliste

Die Buchungsliste findet für Anwender ohne LGA-Programm Verwendung. Eine Buchungsliste ist wahlweise brutto oder netto möglich.

Vorsteuerliste

Die Vorsteuerliste zeigt uns die detaillierten Bemessungsgrundlagen der ermittelten Vorsteuer an und ist getrennt für Inland und die BRD ausdruckbar.

Km-Liste

Für die mit dem Privat-PKW gefahrenen Kilometer werden diese je Reise ausgewiesen.

Projektkostenliste

Diese Auswertung listet je Reise die entstandenen Kosten (Diäten und Ausgabenbelege), das ausbezahlte Kilometergeld (für Fahrten mit dem Privat-PKW) und die erfasste Kilometerleistung (für Fahrten mit dem Firmen-PKW) auf.

• Anbindung an Lohnprogramm

Import der Dienstnehmer-Stammdaten bei Neuanlage

Bei Neuanlage eines Dienstnehmers, erfolgt eine Datenübernahme der Stammdaten aus der Lohndatenbank wenn Dienstgeber- und Dienstnehmernummer in RKA und dem Lohnabrechnungsprogramm übereinstimmen.
Die dazu benötigte Abfrage wird für LGA® mit ausgeliefert, eine Adaption auf andere Lohnabrechnungssysteme ist mit geringem Aufwand möglich.

Abgleich der Dienstnehmer -Stammdaten

Die Datenübernahme kann vom Benutzer für einzelne oder alle DN manuell ausgelöst werden.

Übernahme der ermittelten Reisekosten

Die in der Reisekostenabrechnung ermittelten Ergebnisse können in eine LGA® Import-Datei geschrieben werden. Die Werte können über die Standard-Importschnittstelle als Eingaben in das Lohnprogramm übernommen werden. Beim Erzeugen der Importdatei muss die Abrechnungsperiode angegeben werden.
Eine Adaptierung auf andere Lohnabrechnungssysteme ist möglich.

Definition von Lohnarten zur Übernahme

Für Diäten (Sachbezug, Auslagenersatz, freie und pflichtigen Diäten für In- und Ausland, freies und pflichtiges Kilometergeld) und Reise- bzw. Lenkzeiten ist die Zuordnung einer Lohnart frei definierbar. Diese freie Zuordnung trifft auch auf die Rückerstattung von Ausgabenarten (Bewirtung, Hotelkosten, etc.) zu. Abgeschlossen wird die Übernahmedefinition durch die - nach Vorsteuersätzen getrennte - Übergabe der ermittelten Vorsteuer.

• Abrechnung

Abrechnungen können beliebig oft wiederholt, bzw. entsprechend korrigiert werden. Die Darstellung erfolgt nach den erfassten Zeiten, berechneten Diäten und abgerechneten Belegen.

Benutzerverwaltung

Durch die Identifikation mit Benutzernamen und Passwort sind die damit verbundenen Rechte im RKA-Programm festgelegt.
Unterschieden wird ob der Benutzer nur für einen Dienstnehmer Daten erfassen darf (z.B.: die Reiseanträge werden von den Reisenden selbst erfasst), nur auf bestimmte Firmen zugreifen darf, ob Definitionen vom Benutzer änderbar sind, ob die Reiseabrechnung durchgeführt werden darf und vieles mehr.

Multiuserzugriff

Mehrere RKA-Anwender können zur selben Zeit in einer Firma arbeiten. Diese Neuerung ist vor allem für Firmen mit einer großen Anzahl von Reiseanträgen von Vorteil.

• Anforderungen an die Hard- bzw. Software

Hardware

PC mit 1 GHz Taktfrequenz und 1 GB Arbeitsspeicher.
Grafikauflösung muss mindestens 800x600 Bildpunkte betragen (SVGA).

Betriebssystem

Windows XP, Windows Vista, Windows 7.

Drucker

Alle Drucker die von Windows unterstützt werden können eingesetzt werden.

• Schulung und Support

Ein Abschluss eines Wartungsvertrages ist obligat.
Eine Einführungsunterstützung bzw. Schulung geben wir auf Wunsch gegen Kostenersatz.

Im Zuge des Wartungsvertrages besteht das Anrecht auf telefonische Unterstützung bei programmspezifischen Fragen.

Immer aktuell

Nicht nur unser Programm RKA wird gewartet und aktualisiert.

Wir sehen es genauso als Auftrag unsere Kunden zu informieren. Daher werden Kundeninfos mit wichtigen Neuerungen, Tipps & Tricks zum Arbeiten mit RKA, etc. in unregelmäßigen Abständen an alle RKA-Anwender gesandt.

Auch neue Medien wie das Internet werden zur Information der Anwender herangezogen.
Zudem veranstaltet Softwartechnik alljährlich Kundenseminare für alle Interessierten.

• Einige Gründe sich für RKA zu entscheiden
• ein praxisorientiertes Programm das Erfahrung und Kundenwünsche berücksichtigt...
• enorm leistungsfähig und trotzdem sehr einfach und intuitiv bedienbar...
• unsere Kunden sind unsere beste Referenz...

• Rechnen auch Sie mit unserer Erfahrung und Kompetenz...

...denn je mehr sich die Dinge scheinbar gleichen, desto bedeutender werden die Unterschiede.
Besser und verlässlicher soll unser Produkt sein - kompetenter wollen wir sein.
Gerade diese Unterschiede sind für uns enorm wichtig...

...und sicher auch für Sie!